Jurnal ilmiah seharusnya mempunyai Tim Editor yang mempunyai komitmen tinggi. Susunan Tim Editor jurnal terdiri dari:

  1. Ketua Editor (Editor in Chief)
  2. Editor/Section Editor
  3. Dewan Editor (Editorial Board)
  4. Editor Teknis (Assistant Editor: Editor Bahasa dan Editor Layout).
  5. IT Support atau Tim Teknologi Informasi (Journal Manager).

Untuk lebih jelasnya tugas-tugas editorial team jurnal dapat kami jelaskan sebagai berikut:

A. Ketua Editor (Editor in Chief)

  1. Menjamin tersedianya kecukupan jumlah manuskrip dengan kualitas yang baik untuk menjaga kesinambungan jadwal penerbitan. Jika persediaan manuskrip tidak cukup, Editor harus berkomunikasi dengan Dewan Editor (Editorial Board) untuk menjaring manuskrip lebih banyak lagi, bisa juga berdasarkan pertimbangan geografis asal Dewan Editor, atau pertimbangan lainnya.
  2. Menjamin kesesuaian dan kecukupan artikel terhadap fokus dan skop jurnal dan menentukan kebijakan perlu dan tidaknya Call for Papers ke calon penulis atau perlu dan tidaknya adanya Special Issue atau Thematic Issue.
  3. Menyeleksi dan menentukan Editorial Board sesuai kebutuhan dan kecukupan dengan memperhatikan diversitas asal institusi.
  4. Ketua Editor selalu berkoordinasi dengan Editorial Board tentang perkembangan dan pengembangan jurnal secara berkesinambungan. Idealnya, jurnal sebaiknya ada pertemuan tahunan Ketua Editor, Editor, dan Editorial Board atau dapat juga secara informal atau dapat juga diskusi secara daring tanpa tatap muka, untuk membicarakan tentang perkembangan dan pengembangan jurnal.
  5. Memberi pertimbangan-pertimbangan tentang perlunya iklan, reprint, cetak, atau lainnya yang dapat menghasilkan Revenue Generating Activities (RGA) bagi jurnal.
  6. Mempromosikan jurnal kepada kolega dan teman-teman dalam bidang ilmunya.

Beberapa pertimbangan berikut perlu diperhatikan dalam menentukan Ketua Editor dan/atau Editorial Board:

  • Diversifikasi asal institusi Editor/Editorial Board, dengan pertimbangan keterwakilan nasional, antar negara, kawasan/ regional, atau bahkan antar benua.
  • Spesialisasi bidang ilmu berdasarkan rekam jejak publikasi ilmiahnya (Profil Scopus, Publons, ORCID, dan lain-lain).
  • Jenis kontribusi publikasi artikel (artikel riset asli (original research article), artikel review, atau artikel komunikasi pendek (short communication article).
  • Pertimbangan-pertimbangan peran Editor.

B. Dewan Editor (Editorial Board)

Editorial Board mempunyai tugas-tugas yang berbeda dengan Peer-Reviewer, selain tugas utamanya mereview manuskrip. Kadang-kadang, seorang Editorial Board suatu jurnal dapat juga menjadi Editorial Board di jurnal lain (selama masih dalam batas-batas kewajaran). Adapun kriteria dan tugas utama Dewan Editor (Editorial Board) adalah:

  1. Menunjukkan expertize atau kepakaran dalam bidang ilmu yang sesuai dengan bidang ilmu jurnal.
  2. Kepakaran ini dibuktikan dengan rekam jejak publikasi yang baik dan sesuai (misal dengan profil Scopus, Publons, ORCID, dan lain-lain).
  3. Bertugas mereview manuskrip jurnal atau dapat juga pernah menjadi rekan reviewer (Peer-Reviewer)  di jurnal (internasional) lainnya.
  4. Ada beberapa jurnal yang mensyaratkan harus PhD atau Doktor, tetapi ini bersifat tidak wajib, tergantung kepada kebijakan jurnal.
  5. Mampu memberikan saran-saran terkait kebijakan jurnal (journal policy) dan skop jurnal.
  6. Mampu mengidentifikasi tema dan konferensi untuk diterbitkan di terbitan khusus (Special Issue) atau terbitan berdasarkan tema tertentu (Thematic Issue), di mana Editor/Editorial Board tersebut dapat menjadi Editor Tamu (Guest/Honorary Editor).
  7. Mampu menarik atau menjaring penulis-penulis baru dan manuskrip-manuskrip baru dari penulis, khususnya di daerah atau di kawasan sekitar yang diwakilinya.
  8. Mampu memberikan saran dan pertimbangan jika terjadi kasus pelanggaran-pelanggaran etika publikasi.
  9. Idealnya, Editor/Editorial Board boleh mensubmitkan manuskrip yang ditulisnya ke jurnal di mana menjadi Editor/Editorial Board, namun demikian tidak boleh terjadi Conflict of Interest. Justru beberapa pengindeks menyarankan hal ini untuk menunjukkan bahwa jurnal tersebut mendapat pengakuan dari pakar-pakar dalam bidang ilmu tersebut. Jurnal juga harus mempertimbangkan agar tidak terlalu banyak mempublikasi artikel dari Editor/Editorial Board.
  10. Mampu membuat keputusan diterima-tidaknya manuskrip yang disubmit ke jurnal.
  11. Idealnya, Editorial Board beranggotakan 10-20 orang (Scopus FAQ) untuk jurnal-jurnal internasional pada umumnya. Khusus untuk jurnal nasional, Dewan Editor dapat berjumlah 5-10 orang.

Anggota baru Editorial Board jurnal dapat diusulkan oleh Tim Editor dan diseleksi oleh Editor in Chief  bersama dengan Editorial Board, atau dapat juga mempertimbangkan saran-saran dari Associate Editor. Pada umumnya, jurnal akan meninjau Tim Editor ini setiap 2-3 tahun sekali, yang memungkinkan untuk menurunkan jabatan anggota lama (terutama yang sudah tidak aktif lagi, atau anggota lama yang meminta berhenti), mengundang calon Editor/Editorial Board, dan mengangkat anggota baru Editor/Editorial Board menggantikan personil yang diturunkan jabatannya.  

Seleksi calon Editor/Editorial Board ini juga dapat diprioritaskan kepada anggota Peer-Reviewers yang mempunyai dedikasi, integritas dan komitmen paling baik untuk diangkat menjadi anggota Editor/Editorial Board. Sementara itu, anggota lama Editor/Editorial Board yang sudah tidak aktif lagi dapat diberhentikan dan/atau dipindahkan menjadi anggota Peer-Reviewer biasa. Editorial Board yang mempunyai integritas, dedikasi, dan komitmen yang paling baik dapat dinominasikan menjadi Associate (Handling) Editor dengan mempertimbangkan diversifikasi wilayah atau regional atau kelompok bidang ilmu.

Pertimbangan-pertimbangan lainnya terkait seleksi Editorial Board:

  • Lokasi asal anggota Editorial Board seharusnya menunjukkan diversifikasi geografis jurnal (sebaran penulis atau target calon penulis) dan diversifikasi afiliasi institusi.
  • Anggota-anggota Editorial Board sebaiknya menunjukkan keterwakilannya bidang-bidang ilmu skop jurnal.
  • Anggota Editorial Board juga dapat berasal dari personil yang pernah menjadi Editor Tamu

terbitan khusus (Special/Thematic Issue).

  • Personil Tokoh atau Figur yang prestis dalam bidang ilmu jurnal yang dapat membuat calon-calon penulis mensubmitkan manuskripnya ke jurnal.
  • Editor in Chief dapat juga meminta usulan kepada anggota Editorial Board untuk mengusulkan calon Editorial Board baru. Anggota lama Editorial Board yang akan menyatakan berhenti, biasanya mempunyai usulan calon sebagai penggantinya.
  • Editor in Chief/Editorial Board juga boleh mempertimbangkan usulan-usulan calon anggota dari publik. 

Dalam hal proses peer-review, Editor in Chief atau Associate Editor biasanya akan mengundang anggota Editorial Board untuk mereview manuskrip, atau mengundang anggota Peer-Reviewers baru untuk mereview manuskrip tersebut. Jika calon Peer-Reviewer tersebut menolak undangan mereview, biasanya bersedia memberikan saran alternatif calon Reviewer lainnya yang berasal dari koleganya. Calon Peer-Reviewer suatu manuskrip juga dapat dipilih dari salah satu penulis dari artikel yang dirujuk atau paling banyak dirujuk oleh manuskrip tersebut di bagian Daftar Pustaka.  

Peer-Reviewers yang diundang dan sudah melakukan proses review manuskrip dan memberikan rekomendasi, seharusnya langsung diberikan Ucapan Terima Kasih (Acknowledgement) (sudah tersedia fasilitasnya di Open Journal System) dalam bentuk email. Ucapan terima kasih kepada Reviewer ini perlu dilampiri file PDF Sertifikat Reviewer (dapat berbasis bulanan atau setiap kali melakukan review). Peer-Reviewer yang sudah melakukan review sebaiknya ditambahkan ke dalam halaman website List of Peer-Reviewers (kecuali review dilakukan oleh anggota Editorial Board, tidak perlu ditampilkan di List of Peer-Reviewers). Oleh karena halaman website List of Peer-Reviewers ini bersifat dinamis, maka disarankan agar halaman website ini dipisahkan dari halaman website Editorial Team. (Tim Penyusun, 2020: 16).

C. Editor/Section Editor

Peran Associate (Handling) Editor di jurnal-jurnal yang berbasis Open Journal System (OJS) adalah Section Editor, sementara peran teknis Editorial Board adalah Reviewer. Manuskrip-manuskrip yang disubmit ke jurnal dapat ditangani sendiri oleh Editor in Chief atau ditugaskan kepada Associate (Handling) Editor berdasarkan pertimbangan-pertimbangan: beban penanganan manuskrip, wilayah atau regional, atau kelompok bidang ilmu, atau kelompok topik. Secara hirarki di Open Journal System, Editor in Chief (Role: Editor) bisa melihat pekerjaan penanganan manuskrip semua Associate Editor (Role: Section Editor), namun sebaliknya seorang Associate Editor tidak bisa melihat manuskrip yang ditangani oleh Editor in Chief maupun Associate Editor lainnya.Tugas Editor/ Section Editor adalah sebagai berikut:

  1. Menerima tugas dari Editor In Chief untuk menangani manuskrip yang sudah diperiksa kesesuaian skop dan format penulisannya oleh Tim Editorial.
  2. Mencari calon Peer-Reviewers yang sesuai dengan topik manuskrip yang ditugaskan serta mengundangnya dan menugaskannya.
  3. Memeriksa secara kontinyu apakah manuskrip-manuskrip yang ditugaskan kepada Associate (Handling) Editor sudah direview oleh Peer-Reviewers yang diundang, jika Reviewer belum mengembalikan komentar sesuai dengan rentang waktu yang ditugaskan dapat dilakukan pengingatan ulang (Reminder).
  4. Jika Peer-Reviewers sudah mengembalikan komentar dan rekomendasinya, dan menurut Associate Editor sudah cukup untuk diberikan keputusan (sementara atau akhir), maka Associate Editor segera memutuskan (sementara) manuskrip tersebut, apakah ditolak atau perlu revisi major atau revisi minor atau diterima. Biasanya jarang sekali manuskrip langsung diterima. Jika keputusan Revisi Minor (OJS: Revision Required), maka submit revisi dari penulis cukup diperiksa oleh Associate Editor tanpa dikembalikan ke Peer-Reviewers (kecuali dalam hal khusus ada keraguan sehingga perlu pertimbangan lagi). Jika keputusan Revisi Major (OJS: Resubmit for Review), maka submit revisi dari penulis perlu ditelaah lagi oleh Per-Reviewers (secara teknis: pilih file manuskrip dari penulis, dipindahkan ke proses review Ronde Kedua, dan dilakukan undangan mereview lagi (dengan Reviewer yang sama dengan Ronde Pertama, atau boleh juga jika terpaksa berganti), dan penulis harus merevisi lagi sesuai komentar Ronde Kedua).
  5. Jika perbaikan-perbaikan manuskrip dari penulis sudah cukup baik dan sesuai, maka Associate Editor/Editor in Chief membuat atau memilih keputusan akhir, apakah diterima (Accepted) atau ditolak (Decline atau Reject). Kemudian Associate Editor memberikan notifikasi Acceptance/Rejection Letter kepada penulis.
  6. Dalam hal-hal tertentu, Associate (Handling) Editor dapat meminta saran atau berdiskusi dengan Editor in Chief dan/atau terkait keputusan terhadap suatu manuskrip.

D. Editor Teknis (Assistant Editor: Editor Bahasa dan Editor Layout).

Editor teknis di sini terdiri dari 2 bagian, pertama, editor bahasa melihat dan memeriksa bahasa asing yang digunakan dalam artikel. Atau diberi tugas sebagai translater bilamana diperlukan untuk mengalihbahasakan artikel yang masuk dari penulis. Kedua editor layout (layouter) bertugas melayout artikel untuk dipublish, menuliskan judul singkat pada header, menuliskan tanggal diterima, direview, dipublish, dan lain-lain.

E. IT Support atau Tim Teknologi Informasi (Journal Manager).

Ini sifatnya tidak wajib, artinya pengelola jurnal bisa saja menyewa pihak IT tertentu untuk mendesain templet jurnal agar tampil menarik. Akan tetapi ketersediaan IT Sendiri sebagai pengelola langsung akan lebih baik dan lebih cepat dalam penanganan problem bila tiba-tiba terjadi.

F. Tim Manajemen Jurnal (Jika Ada)

Manajemen jurnal akan berjalan dengan baik dan efektif jika ditunjang oleh Tim Manajemen Jurnal yang cukup, kuat, dan tangguh. Tim Manajemen Jurnal dapat terdiri dari:

  1. Tim Publikasi (Publishing). Tugas utama Tim/Staf Publikasi adalah:
    • Berkonsultasi dengan Editor/Editorial Board dalam strategi teknis pengelolaan jurnal.
    • Melakukan analisis teknis tentang trend pasar dan kompetisi terkait bidang ilmu jurnal.
    • Mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur publikasi dan pengembangannya kepada publik.
    • Mengelola keuangan jurnal/penerbit termasuk biaya-biaya dan honorarium.
    • Secara teknis dan resmi melakukan surat-menyurat untuk mengundang dan memberhentikan Editor/Editorial Board.
    • Secara teknis melakukan analisis statistik pengunjung/pembaca jurnal, informasi sitasi dan metrik jurnal, analisis kepuasan penulis, dan mengendalikan jadwal publikasi untuk dibahas di dalam forum rapat dan membuat surat undangan rapat.
    • Secara teknis mengelola rencana Special Issue dengan berkoordinasi dengan Editor dan Editorial Board.
    • Membantu secara teknis event-event di mana jurnal terlibat.
    • Secara teknis mengelola pertanyaan-pertanyaan dari publik terkait kebijakan jurnal.
    • Berperan sebagai kontak utama jurnal secara teknis.
  • Tim Produksi (Production). Tim ini bertanggung jawab tentang semua aspek/proses produksi (Associate/Assistant Editors) termasuk urusan teknologi informasi (Journal Manager) yang berhubungan dengan jurnal, misalnya: penyuntingan isi artikel, penyuntingan bahasa artikel, teknis setting dan tampilan website, teknis layout artikel,  teknis membuat dan mengelola nomor terbitan terbaru, teknis memproduksi file PDF/HTML artikel atau XML metadata artikel, mengunggah dan memproses indeksasi artikel jurnal dalam nomor terbitan, mendaftarkan dan mengelola Digital Object Identifier (DOI) artikel, dan lain sebagainya yang terkait proses produksi nomor terbitan jurnal.
  • Tim Pemasaran (Marketing).

Tim ini bertanggung jawab tentang pemasaran dan publikasi informasi jurnal ke public dan berkoordinasi dengan Editor/Editorial Board dalam rangka meningkatkan kualitas artikel jurnal. Untuk tujuan pemasaran jurnal ini, berbagai media dapat digunakan:

  1. Publikasi artikel jurnal secara daring
    • Memasarkan jurnal versi cetak (jika ada) dan meningkatkan jumlah pelanggan dan/atau pengunjung jurnal.
    • Memasarkan atau mempublikasikan informasi tentang jurnal secara daring (Digital Marketing Techniques) melalui berbagai metode, antara lain: media social (Facebook, Instagram, Twitter, dan lain-lain).
    • Melakukan optimalisasi mesin pencari (Search Engine Optimization) terkait metadata artikel jurnal.
    • Menjaga intensitas hubungan yang baik antara jurnal dan pelanggan/pembaca/penulis/reviewers.
    • Menjaga dan meningkatkan mutu website jurnal agar lebih menarik dan informative.

Ketiga tim tersebut akan saling bekerjasama dalam sebuah Team Work yang kompak dalam mengelola proses publikasi jurnal.


referensi:

Tim Penyusun, Panduan Editorial Pengelolaan Jurnal Ilmiah, (Jakarta: RISTEK-BRIN, 2020), h. 13-21.